Cách nén tệp để gửi email: Hướng dẫn đầy đủ

Giới hạn đính kèm email có thể gây khó chịu. Hầu hết các nhà cung cấp email giới hạn đính kèm ở mức 25MB hoặc ít hơn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách nén các loại tệp khác nhau để phù hợp với các giới hạn này.

Hiểu về giới hạn đính kèm email

Các nhà cung cấp email khác nhau có giới hạn khác nhau:

• Gmail: 25 MB
• Outlook: 20 MB
• Yahoo: 25 MB
• iCloud: 20 MB

Khi tệp của bạn vượt quá các giới hạn này, bạn có hai lựa chọn: sử dụng dịch vụ chia sẻ tệp, hoặc nén tệp để giảm kích thước.

Nén hình ảnh

Hình ảnh thường là thủ phạm lớn nhất khi nói đến đính kèm lớn. Một bức ảnh độ phân giải cao có thể là 5-10 MB hoặc hơn.

Mẹo nén hình ảnh

• Sử dụng định dạng JPG cho ảnh chụp (nhỏ hơn PNG)
• Giảm chất lượng xuống 80-85% - thường không thể nhận thấy
• Thay đổi kích thước hình ảnh nếu không cần độ phân giải đầy đủ
• Chuyển đổi ảnh chụp màn hình PNG sang JPG để có kích thước nhỏ hơn

Công cụ Nén Hình ảnh của LocFiles có thể giảm kích thước hình ảnh từ 50-90% trong khi duy trì chất lượng hình ảnh tốt.

Nén PDF

Các tệp PDF, đặc biệt là những tệp có hình ảnh, có thể trở nên khá lớn. Một tài liệu 50 trang với ảnh có thể dễ dàng vượt quá 20 MB.

Nén PDF hoạt động bằng cách tối ưu hóa hình ảnh trong tài liệu và loại bỏ siêu dữ liệu không cần thiết. Kết quả là một tệp nhỏ hơn trông gần như giống hệt với bản gốc.

Tạo tệp nén ZIP

Đối với nhiều tệp, tạo tệp nén ZIP thường là giải pháp tốt nhất. Nén ZIP:

• Kết hợp nhiều tệp thành một đính kèm
• Giảm tổng kích thước thông qua nén
• Bảo toàn cấu trúc thư mục
• Hoạt động với bất kỳ loại tệp nào

Công cụ Tạo ZIP cho phép bạn gói các tệp lại với nhau và nén chúng trong một bước. Hoàn hảo để gửi nhiều tài liệu, ảnh, hoặc các loại tệp hỗn hợp.

Phương pháp tốt nhất

• Nén trước khi đính kèm, không phải sau
• Xóa các trang không cần thiết khỏi PDF
• Sử dụng độ phân giải hình ảnh phù hợp với mục đích
• Xem xét chia sẻ đám mây cho các tệp rất lớn
• Luôn giữ tệp gốc làm bản sao lưu